不符合项报告的重要性
若报告编写不当，可能会给审核对象带来严重误解，损害认证委托者的信誉。一份准确无误的报告有助于受审单位进行改进，但质量低劣的报告可能导致一系列问题。以某次认证审核为例，错误的报告导致企业误判了改进方向，造成了不小的损失。
报告反映了对审核结果的评估，彰显了审核的水平和信誉。若报告不够严谨，不仅会损害被审核方的利益，也可能让认证机构遭受质疑，因此撰写时必须格外小心。
事实描述基本要求
依据客观事实至关重要。审核人员需紧密关注观察到的具体情形，例如发现员工未按既定流程操作时，应如实进行记录。绝不能凭个人主观臆测，否则，若某审核员仅凭感觉判断记录存在造假，之后发现其实是误判。
按照审核规范来保证报告的合法性。在审查过程中，需严格依据规范进行细致审查，就好比按照既定的质量规范来检验企业的生产过程，绝不能脱离规范随意作出判断。有些审核人员未能依照规范进行评审，这导致了报告的不准确。
结合受审方特点
报告需针对审核对象的产品及服务特性进行编制。各企业业务各有特点，若照搬标准，报告便失去了价值。以化工企业和电子企业为例，它们的审核重点自然会有所不同。
结合其特性，我们能够深入剖析问题。在电子领域，审查时必须留意电子产品的具体特性，比如静电防护等，不能仅凭通用标准进行笼统讨论，这样才能确保诊断的准确性。
正确处理不符合项
遇到类似文件签名缺失这类偶发问题，可以直接指出并更正，无需提交报告。在一家小公司进行审核时，发现记录编号存在间断，但这种情况并不普遍，现场指出并改正即可。
评估不符合程度至关重要，需在多处进行核查。若多处发现零部件缺乏标识，可能表明问题严重，例如，大型集团旗下的多个工厂都存在这种情况。
现场沟通与记录
如发现有不合规之处，应立即与被审核方进行交流。在审核现场，应向陪同人员和当事人明确指出问题，以便及时核实，减少后续的误会。例如，某次审核中，现场沟通后，企业很快就接受了问题。
迅速记录至关重要，部分审核员依赖回忆事后补充记录，常常出现错误。有审核员在事后补记时，竟将时间与地点弄混，这影响了报告的精确度。
文字描述与对标要点
报告的文字需满足“五何”标准。需明确何时、何地、何岗位、何样本、何种情境，以确保报告的详尽与清晰。例如，在记录检验中的问题，要详细记录具体的时间与地点等信息。
对标过程需确保精确恰当，事先应做好充分准备，确保步骤之间衔接顺畅。若现场缺乏检验记录，对标时必须依据实际适用的条款，避免生搬硬套。以8.6审核标准为例，它要求组织依照规定进行检验，这便适用于漏检情况的对标。
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