许多公司花费大量时间来完善他们的员工入职流程。 然而，花同样多的时间（如果不是更多的话）来优化他们的离职政策是至关重要的。
离职可能非常复杂。 IT 需要保护离职员工的设备，撤销对应用程序的访问权限，并恢复无穷无尽的公司所有材料清单。您如何高效、安全地完成一长串的离职任务？ 以下是一些需要考虑的提示，以及像 BetterCloud 这样的平台可以提供帮助的方式。
1. 创建清单
一旦员工正式宣布离职，主管就应该列出一份导致他们离职的行动清单。 它应该包括员工在那一天之前所期望的一切。 该清单可能包括归还公司设备、就特定角色的任务或知识对临时同事进行培训、结束退休和福利计划——或将其延期——等等。
每项行动完成后，应在清单上清楚注明。 它有助于确保重要的行动真正完成，并为包括员工在内的所有相关方简化整个离职流程。 它还有助于对正在完成的所有事情进行书面记录。
使其协作
重要的是，与该员工一起工作的每个人都可以访问清单，包括人力资源、管理层和主管。 它应该是一项协作工作，通过云应用程序托管，或者至少是基于团队的工具，例如 BetterCloud。
允许每个人访问可以鼓励更紧密的沟通，并让所有相关方都参与进来，尤其是对于需要整整两周或更长时间的离职流程。
2. 设计智能退出调查
离职面谈是获取有关离职的最后细节的首选方法，但如今远程流程被优先考虑，因此离职调查取而代之。 这个想法是从离职员工那里收集有关他们一般经历的信息。 他们在工作期间是否遇到困难，这就是他们离开的原因？ 他们发生了什么事或没有发生什么事？ 您可以做些什么来重新获得他们的忠诚度并留住他们？
调查应该很容易填写，其中包含发人深省的问题，不一定需要几个小时才能完成。 没有人愿意在离开时为一家公司做更多的工作，所以让事情变得太复杂可能意味着他们不会参与。
报告和评估调查数据
退出调查期间收集的信息不应发送到远程服务器并任其腐烂。 它很有价值，可以极大地改变未来的员工体验。 重要的是要将这些见解带到合适的人面前。 如果一名员工不开心并解释原因，其他员工可能也会有同感。
应始终为高层管理人员分析和重新打包数据。 人力资源和其他部门也应该对其进行审查并可能采取行动。 如果以及何时可以进行更改以改善现有员工的体验，则必须进行更改。
3.尽快限制
2018 年约 34% 的数据泄露涉及内部参与者或与相关公司合作的人员。 换句话说，流氓员工比你想象的更常见，很多时候攻击发生在他们离开或计划离开后。 必须尽快限制对系统的访问。
IT 部门应该限制软件和电子邮件帐户，硬件应该退回并可能通过恢复出厂设置来清除。 此外，还应采取额外的安全措施，包括限制对财产敏感区域、服务器机房等设备的物理访问。
使用 SaaS 工具简化访问
云软件应用程序和 SaaS 工具的最大优点之一是可以近乎即时地添加和删除用户。 这有助于确保当新员工入职时，他们可以通过单一平台或客户端访问所有必要的应用程序。 然而，当他们离开时，通过平台限制权限来删除访问权限同样容易。
该公司可以利用自动化来大大加快和优化各种流程，例如入职、离职和其他工作流程。 这些工具也将与您已经使用的应用程序无缝集成。
4. 自动暂停和锁定
作为限制过程的一部分，离开的用户可以自动暂停或从可访问系统中删除。 这包括在使用 Office 365、Okta、Slack、Zendesk 和许多其他软件时清除关联的会话。
这应该通过像 BetterCloud 这样的东西来自动化，因为你永远不知道被轻视或心怀不满的员工会做什么——报复当然是可能的。 即使是友好的分离也可能导致数字损坏或疏忽，尤其是当其他人可以访问相同的帐户和登录名时。 将人员锁在外面可以防止他们窃取数据、破坏、删除或造成任何形式的伤害。
清理目录
使用基于团队的服务，例如内部电子邮件和协作应用程序，即使已删除的用户仍会不时出现。 这允许他们在自动完成事故后潜入的可能性。 从安全和数字卫生的角度来看，防止它发生才有意义。
当用户被暂停或标记时，此过程也可以自动从各种应用程序和服务中删除或隐藏用户。 您还可以使用相同的方法撤销协作文档或文件以及 Salesforce 等应用程序的权限。
5.周边清理
与目录、帐户和其他个人数据类似，需要完成大量外围清理工作——而且这些工作都可以自动化。 它涉及擦除两步授权和备份代码、应用程序专用密码、管理权限、通过 LastPass 等工具进行的安全访问、关闭电子邮件转发、禁用 IMAP 和 POP，以及撤销第三方应用程序访问权限。 由于大多数数字信息都与用户的企业帐户或电子邮件相关联，因此可以使用离职工作流程和工具快速干净地擦除这些信息。
建立工作流程
尽早开发工作流程并修改它们以包括新帐户、数据和内部系统，可以优化自动化在离职过程中的表现。 在 IT 和安全团队审查前用户的帐户和访问权限时，大部分工作已经完成。 这意味着创建一个流程来检查自动化操作期间发生的事情，以及是否修改或更新它以保持一切准确可靠。
6. 遵守强烈的道德规范和尊重
心怀不满的员工不只是带着筹码离开； 他们通常拥有可能会或可能不会严重影响公司的信息。 当他们分享这些信息时，他们通常被称为举报人。 虽然这在企业界被视为负面因素，但有许多对打破沉默的员工的保护措施。 因此，对于公司来说，正确处理整个流程、秉承强烈的道德规范并尊重他们以前的员工是很重要的。
太多的公司实体将员工视为消耗性资产，但事实并非如此。 员工是任何企业的生命线，并且经常处于与客户互动的第一线。 正确对待他们很重要，即使他们要离开了。 更重要的是，尊重他们可以减轻出现的许多离职问题，特别是当涉及到不满意的人员时。
考虑奖励有价值的员工
考虑给有价值的员工一份告别礼物或礼物可能是个好主意，即使是小礼物。 他们可能会离开，但他们已经为公司投入了时间和精力，有时甚至投入了很多年。 用小礼物向他们表示敬意，表示您对他们所做的一切表示感谢，并以愉快的心情送走他们。
7. 完成文档
员工离职的所有文书工作都应在最后一天之前完成。 这包括与福利、工资单、遣散费、公开合同、保密协议等相关的文件。 在员工离开后试图解决这个问题几乎是不可能的，所以最好现在就完成。
创建下线包
与其等到员工准备好离开并宣布他们的意图，不如准备好离职文件包。 至少，应该创建一个模板，以便快速轻松地将完整的包发送给您的离职员工。 它加快了流程，但也确保您可以在他们永远离开之前完成文档。
8. 终止许可
没有理由继续为员工休假后不再需要的应用程序或服务付费。 有些工具会为每个有权访问的用户增加额外费用，无论他们是否活跃。
最重要的是，为 SaaS 应用程序自动化此过程将节省资金、提高安全性并维护干净、最少的用户帐户名册。 Office 365、谷歌和其他服务的许可可以被删除或作废，几乎没有理由需要手动处理。
让它成为一种积极的体验
在本指南中，您可能已经注意到的一个主题是离职流程应该是积极的。 即使员工要离职，也没有必要破坏他们对公司的看法。 退出过程应该以符合道德和尊重的方式处理，并以保护双方的方式——而不仅仅是公司。 另外，您希望您的员工，甚至是离职的员工，积极谈论他们的经历。 随着时间的推移，这会对您的品牌的认知产生巨大影响。
然而，妥善处理安全问题至关重要，这意味着限制对任何和所有系统的访问，恢复公司设备和硬件，并确保员工了解他们的角色。 在有人离开后收集反馈对于进一步改进流程也是必要的。
