Apple 在 2020 年对其 Mail 应用程序进行了小幅改版，但与其他可用的电子邮件竞争对手相比，它仍然非常有限。 但是多亏了 Rules，只要坚持不懈，您就可以从 Mail 中获得更多收益。
以下是如何让 Mail 发送更多邮件。
Apple Mail 中的规则是什么？
Mail 支持自动应用于传入邮件的规则。 这些规则可以自动执行消息转发、存档等功能。
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但是，有一些很大的限制：
您无法在 iOS 设备上创建规则。
虽然您可以在 Mac 上创建规则，但它们只会应用于该 Mac。
要创建适用于 Mac 和 iOS 设备并同步的规则，您必须在 iCloud.com 上制定。 不幸的是，这只适用于您的 iCloud 邮件。
这些限制都不是理想的，但如果您在您的企业中使用 iCloud 邮件（或者只是想创建一个自动化系统来捕获在这个 WFH 时代可能从您的家庭帐户中漏掉的任何与业务相关的消息）规则可能会有所帮助。
邮件的替代品
有许多更复杂的 Mail 替代品，它们设法将安全性和隐私与有用的功能结合起来； 最符合企业员工需求的三个包括：
Outlook：Microsoft 继续使 Outlook 成为强大的生产力工具，集成了日历、待办事项列表、数据加密以及与其所有 Office 应用程序的集成。 还支持第三方插件。
Spark：提供干净的用户界面和强大的工具——包括将电子邮件收集到有用类别的智能收件箱、智能邮箱、与 OmniFocus 等酷工具的集成，以及稍后发送消息的能力（带有后续提醒）——这是 对许多人来说是一个很好的解决方案。
AirMail：这是另一个强大的选项，提供许多与 Spark 相同的功能，但比 Mail 多得多。 AirMail 包括 Snooze 和稍后发送功能、一种有用的隐私模式，并支持与 Notes、Dropbox 和 Evernote 等应用程序的第三方集成。
如何在邮件中创建规则
在 Mail 中创建规则的方法有两种，一种是在 Mac 上，另一种是在 iCloud.com 上在线创建。
在 Mac 上，打开“邮件”>“首选项”并轻点“规则”，然后轻点“添加规则”。
在 iCloud.com 上，登录您的帐户，打开在线邮件，然后在浏览器窗口左下方寻找齿轮图标。 点击这个，你会看到一个规则项目，你应该选择它。 然后点击添加规则按钮。
您会发现 Rules 的在线版本和 Mac 版本的用户界面略有不同，但它们的功能是相似的，尽管 Mac 版本的可配置性更高，选项更多。 最简单的说，它们让您定义一个适用于传入消息的条件，即。 “如果一条消息”……然后选择对满足条件的事物执行的操作。
您可以随心所欲地制定规则，但如果您在紧迫的期限内拼命努力完成工作，那么这里的三个规则可能会派上用场。
如何自动转发电子邮件
如果您从事项目工作，您可能需要确保所有与该任务相关的电子邮件都通过电子邮件发送给与您一起工作的人或发送到某种类型的邮件存档。 虽然这条规则确实需要一定的纪律，但它应该会让这个过程更容易。
在第一个标准中选择：主题包含
在第二个条件中选择：转发到并设置您希望这些邮件转到的电子邮件地址。
如何设置消息颜色
无法在 iCloud 在线设置此自动化似乎很烦人，但在 Mac 上，您可以创建一个规则来自动设置消息颜色，这应该使它们更容易跟踪。
因此，如果您想确保来自一小组同事的所有消息都显示为黄色，您将设置条件“如果发件人包含 [电子邮件地址]”，请执行以下操作将消息颜色设置为您选择的颜色。
如何将邮件移动到特定文件夹
您可以将消息设置为放置在特定的子文件夹中。 这在尝试跟上特定主题和项目的特定邮件时很有用。 然而，令人恼火的是，当您在 iCloud 中构建此规则时，生成的子文件夹在您的邮件帐户中显示为一个容易忘记的集合，而不是在邮件中的顶层； 您必须在左侧菜单中打开 iCloud 邮件并向下滚动以找到该文件夹。
但是，所有内容并没有完全丢失，因为您可以拖放该子文件夹，使其出现在“所有收件箱”项目的下方。
在 Mac 上：在 Mail 边栏中创建一个文件夹（选择 Mailbox>New Mailbox，命名该文件夹并选择您希望它存储的位置）。
然后，您将构建一个或一组规则来收集相关消息。 您可能希望对此进行设置，以便将来自特定人群的消息或包含特定触发词的消息全部收集到此文件夹中。
在 iCloud 上：选择“如果消息来自”并添加相关的电子邮件地址，之后您应该将 Then 指令设置为 Move to Folder 并点击 Choose a Folder 项目以选择现有文件夹，或设置一个来存储这些 消息。
邮件的限制
老实说，将这份报告放在一起更清楚地暴露了 Mail 的缺点。 虽然我很欣赏可以使用 Automator 和 Apple Script 为 Mail 创建自动化，但这增加了一定程度的复杂性，大多数人在处理危险的最后期限时没有时间处理。
例如，为什么在 Mac 上构建 Mail 规则时不能在所有 Mac 和设备之间同步？ 为什么用户界面不同，为什么不能在 iOS 设备上构建甚至编辑规则，除非它们恰好存储在 iCloud 中？ 那 Siri 呢？ 我们知道 Siri 和 Spotlight 能够就我们的邮件产生有用的见解，那么为什么要求 Siri 创建新邮箱、将其收集到文件夹或在邮件中定义颜色并不容易？
虽然我认为快捷方式和智能文件夹可能有助于解决其中的一些问题，但结合 iMessage 和 FaceTime 中缺乏跨平台协作工具，显示出 Apple 在信息和通信技术这方面的认知上存在差距。
Mail 应该至少与 Outlook 一样好，并且应该受益于 Apple 丰富的第三方开发者和应用程序集成生态系统。 在一个日益数字化的世界中，我们都需要消息传递工具，使我们能够在自动执行我们选择留下的任务的同时保持高效，而我目前并没有真正看到 Mail 满足这种需求。 不过，这些提示和快捷方式应该可以帮助您完成更多工作。
