当您选择像 Microsoft 365/Office 365 或 Google Workspace（以前称为 G Suite）这样的生产力平台时，主要关注的是平台的功能：它能完成您需要的工作吗？
这当然很重要，但是一旦选择了平台，就必须对其进行管理。 这就是为什么管理功能应该成为您对生产力和协作平台评估的一部分，而不仅仅是其面向用户的功能。
随着谷歌和微软产品的成熟，它们的管理能力也越来越成熟——以及这些功能向管理员公开的方式。 让我们从管理体验的角度来看一下每个办公套件的几个方面。
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在我们开始之前，请先了解一下微软的生产力工具：2020 年年中，微软重新命名了许多 Office 365 计划； 所有小型企业和消费者订阅现在都是 Microsoft 365 计划。 在企业层面，该公司继续提供 Office 365 计划，其中包括主要的 Office 生产力应用程序和服务，以及 Microsoft 365 计划，其中添加了 Windows 和增强的安全措施。 （多年前持续付费的旧计划可能使用旧名称或字母、数字以及“Microsoft”和“Office”这两个词的混淆组合。）这个故事使用“Microsoft 365”作为 Office 365 的简写 和 Microsoft 365 计划，它涵盖小型企业和企业计划。
管理控制台用户界面
Google Workspace 和 Microsoft 365 平台均通过网络界面进行管理。 多年来，微软每年至少彻底重新设计一次 Microsoft 365 控制台，而谷歌通常会在较长时间内保留相同的布局，这有助于肌肉记忆，但对改善整个控制台的组织几乎没有作用。 然而，现在，微软已经放弃了对主控制台用户界面的不断更新，坚持使用 2019 年的智能设计，该设计仍然有效并公开了您的需要。
就其本身而言，谷歌坚持其久经考验的控制台，同时添加了一些有用的功能，例如窗口顶部的答案栏，您可以在其中输入功能或函数名称（想想“MX 记录”或“更改用户的 quota”）并让它返回一个实时链接，以指导您准确地调整这些设置。
您需要考虑以两种不同的方式管理 Microsoft 365：对于用户帐户和组等项目，或涵盖整个套件范围的 Teams 或 Power Automate 等服务，您可以使用“Microsoft 365 管理中心”。 （是的，小写在那里是正确的，它适用于 Microsoft 365 和 Office 365 管理员。）
但有时，您可能希望更改构成套件的单个服务器应用程序（如 SharePoint 和 Exchange）中的设置（例如传入消息的大小限制或 ActiveSync 设备策略），在这种情况下，您将被定向到 一个 Web 界面，看起来几乎与用于管理本地对应物的 Web 控制台相同，或者是 Microsoft 正在构建的另一个专门网站，以取代那些本地控制台。 当您到达前者时，系统会提示您尝试后者，即使您无法在新界面中执行您想要的操作。
还必须考虑 Microsoft 的最终目标 — 抽象出各个服务器和服务，以便您只使用 Microsoft 365 产品。 这意味着许多跨越服务器产品个人边界的安全设置驻留在新的区域——例如，数据丢失防护标签，以及规定移动设备如何连接的策略在单独的安全管理站点上进行，而不是在每个服务器产品中。 老实说，它变得很刺耳，但如果您是一位经验丰富的 Microsoft 管理员，那么在新世界中生活不会有太多麻烦。
365 管理中心甚至采用深色模式，并排列您所有的常见任务——添加用户、添加组和共享邮箱、支付所有这些东西等等。
Google Workspace 管理全部发生在相同风格的基于 Web 的控制台中，因此它在那里获得积分，但所有选项和设置都可以更好地组织。 您可能会发现自己在设置中跳来跳去以找到您想要的设置，尤其是围绕移动和数据管理设置和控件。
Microsoft 正在将这些移动管理设置转移到其 Microsoft Endpoint Manager 服务套件中，该套件旨在同时管理计算机、平板电脑和手机，而无需处理 System 等本地管理工具的麻烦 中心。 虽然谷歌的 Endpoint Management 平台为 iOS 和 Android 设备提供了全面的控制和保护，但对管理 macOS 和 Windows 的支持有限，因此 Google Workspace 在这方面目前是一个较差的选择。
Google Workspace 采用了基于磁贴或卡片的方法，但它基于滑出式菜单来组织设置，该菜单以有点随意的方式对设备、应用程序和服务以及任务进行分组。 将任务放在一个列表中，将所有服务一起放在另一个列表中，将应用程序放在另一个列表中等等会更有意义，这样您要搜索的项目的上下文就可以轻松找到。 （我想人们可以做梦。）您始终可以在顶部搜索栏中输入您正在寻找的功能或设置，一旦找到您需要的内容，它的布局就会非常直观。
Google Workspace 还向管理员隐藏了一些较少使用的选项，要求您单击“显示更多”以查看 Google 认为不值得高层关注的选项。 这冒着管理员甚至不知道某些管理功能存在的风险。 这种安排的问题在于，Google Workspace 的功能集虽然在过去几年中有所增长，但还不够复杂，不需要隐藏其中的任何一项，因此似乎没有必要进行混淆。
优势：平局
管理员帐户安全
为了帐户安全，Microsoft 为您提供了使用两个帐户验证选项（SMS 文本消息或电子邮件）来使用管理控制台的选项。 您还可以为移动管理应用程序设置密码要求。 Microsoft 正在努力使其所有在线帐户（Microsoft 消费者帐户、Office 365 和 Microsoft 365“工作和学校”帐户）与无密码方法兼容，您的帐户实际上没有密码，因此不可能被 破解，身份验证由一次性密码和生物识别技术处理。
在撰写本文时，Google 并未添加任何帐户验证要求，但您可以在其移动应用程序中手动应用 Google 的第二因素身份验证功能来执行此操作。 没有证据表明谷歌有任何计划在其生态系统中实现无密码。
优势：Microsoft 365
移动管理
Microsoft 提供适用于 iOS 和 Android 的 Microsoft 365 Admin 应用程序，它允许您从移动设备执行许多常见的管理任务：重置密码、为 Microsoft 工具分配许可证、阻止或删除用户、设置用户角色、更新用户联系信息、设置 以及管理组和通讯组列表、检查服务运行状况、阅读来自 Microsoft 的服务警报以及联系 Microsoft 的支持团队。
不幸的是，根据我的经验，使用此应用程序可能会给您的租户带来很多问题，因为有时在移动应用程序中所做的更改无法与服务很好地同步，并可能导致幻影用户和条目。 这些需要联系 Microsoft 支持才能删除。
谷歌也有一个移动管理工具。 但它非常原始，只能让您编辑用户信息、添加用户、暂停或删除用户帐户以及管理组成员资格。 我无法想象你会发现它在任何情况下都非常有用，除非是在最简单的情况下。
优势：Microsoft 365，假设可以解决问题
管理控制
最大的问题是您可以在 Microsoft 365 和 Google Workspace 管理控件中管理什么。 毕竟，管理员会根据需要调整用户界面现实。 Microsoft 365 比 Google Workspace 做得更多，因此它还提供更多管理功能，尤其是围绕企业级需求，包括基于角色的访问控制，以将管理权力限制在较小的服务子集，并防止拥有全面超级用户权限的人更改所有内容 你的房客。
但 Google Workspace 涵盖了没有严格合规要求的组织的主要功能； 我想您会对 Google Workspace 实际支持的管理功能数量感到惊讶。
对于没有大量合规性或安全问题的小型企业和中型组织，Google Workspace 的功能集基本上是完整的。 对于法规遵从性很重要的商店，或者需要对用户体验或服务器功能的许多元素进行细粒度控制的商店，Microsoft 365 是唯一的选择，因为它直接集成了 Windows Server 系统的大部分管理功能 盒子。
下表显示了每个套件可用的主要功能。 对于 Google Workspace，我们只查看了商业和企业计划（称为 Business Starter、Business Standard、Business Plus 和 Enterprise）； 个人计划很便宜，但其有限的功能集使其成为除最小企业以外的所有人的糟糕选择。 对于 Microsoft，我们专注于面向最多 300 名用户的组织的 Microsoft 365 商业计划（基本、标准和高级），以及面向大型组织的 Office 365 和 Microsoft 365“E”级计划。 其他计划可用，但有限制或奇怪的应用程序和支持组合，使它们在许多情况下不适用。
请注意，Microsoft 为 Microsoft 365 提供了许多其他功能和许可产品组合，以执行 Google Workspace 不打算执行的操作，从信息权限管理到电子发现再到完整的移动设备管理。 它使用过于复杂的许可证级别（E1、E3、E5）、计划（B、P、E）和获取服务的方法（“Microsoft 365”与“Office 365”订阅）来制作一些 这些服务中的一部分可用，但它们就在那里。
对于大多数中小型企业，Microsoft 365 商业高级版是要考虑的标准计划。 对于大型企业，在大多数情况下选择 Microsoft 365 E5 计划是有意义的； 您可以获得强大的安全性和合规性功能，但价格与较低级别的计划不同。
Microsoft 365 还具有 Google Workspace 不提供的数据管理策略，例如保留和合法保留，但两者都允许您设置模式以检测不当数据丢失，这在这个数据泄露和数据泄露的时代变得越来越重要 敏感的个人信息。 Google Workspace 提供其 Vault 服务，允许您保留消息、云端硬盘文件、聊天记录、环聊和会议记录以及语音和站点数据，但这似乎是专业包中未包含的选项。 更高级的功能通常不是 Google Workspace 传统的中小型企业和学校目标的关键，因此它们与其说是 Workspace 的不足，不如说是 Microsoft 365 对那些愿意付费的人的优势。
但 Google Workspace 包含许多功能的基本版本，这些功能在 Microsoft 365 中需要额外付费，例如单点登录。 Google Workspace 还为拥有大量本地 Exchange 用户群的组织提供了一项有趣的功能：Exchange 管理员的凭据可用于检测 Exchange 用户的空闲时间和忙碌时间，因此 Google Workspace 用户可以在设置时检查这些 Exchange 用户的空闲时间 会议。 这有助于在合并或收购的情况下进行迁移，或者较小的部门或部门拥有自己的 IT 基础架构，现在需要将其集成到更大的画面中。
优势：平局，具有特定合规需求的企业或受监管企业除外（微软 365 胜出）
