有些人会告诉你，社交媒体、聊天平台和视频会议已经取代电子邮件成为工作场所最重要的沟通方式。 不要相信他们。 电子邮件仍然是企业的命脉，而且在可预见的未来仍将如此。
谈到商业领域的电子邮件，有两种主要产品需要考虑：Microsoft Outlook 和 Google 的 Gmail。 Outlook 长期以来一直是工作场所的备用工具，但 Gmail 却越来越受欢迎。 这些年来，每一个都发生了重大变化，并且还在继续变化。 因此，您和您的公司可能需要重新考虑您今天在工作中使用的是什么。
为了帮助您决定哪一个最适合您，我已经对它们进行了测试。 我检查了他们的基本界面； 您如何创建、阅读和回复消息； 以及管理电子邮件的选项。 我还将 Outlook 的日历功能与 Gmail 的伴侣 Google Calendar 以及 Outlook 的联系人功能与 Google Contacts 进行了比较。
[相关：Google Workspace 与 Microsoft 365：最适合企业的办公套件是什么？ ]
关于价格的几点注意事项：Gmail 是 Google 许可的 Google Workspace（以前称为 G Suite）企业包的一部分，个人使用免费。 Microsoft Outlook 作为 Microsoft Office 的一部分提供，Microsoft Office 有各种不同的迭代供个人或企业使用，并且可以作为年度 Microsoft 365 或 Office 365 订阅或一次性购买（Microsoft 称之为“永久” Office 版本）。 个人可以免费使用在线版 Outlook，但其功能不如桌面客户端强大。
对于这篇评论，我主要使用 Microsoft 365 中的 Outlook for Windows 桌面版。使用永久版 Outlook 的个人和企业可能不具备此处涵盖的所有功能。 因为这是一个多平台世界，我还测试了 Outlook 的 macOS 桌面应用程序、移动应用程序和 Web 应用程序。 Gmail 是基于网络的，我在我的 Chrome 和 Edge 浏览器中测试过它。 Google 还提供适用于 Android 和 iOS 的 Gmail 应用程序，因此我也对它们进行了测试。
考虑到所有这些，让我们开始吧。
导航界面
开始使用 Outlook 和 Gmail 有多容易或多难——更重要的是，您每次检查邮件、写邮件或创建会议时将使用的基本界面是什么？ 我比较了 Gmail 和 Outlook 的整体外观和感觉以及它们的简单性和易用性。
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Gmail 首先注重简单性。 正如您稍后将看到的，Outlook 感觉就像您需要拥有博士学位才能掌握其基本界面一样。 相比之下，Gmail 感觉好像任何小学生都可以立即上手使用。 您从收件箱开始查看所有邮件，其中未阅读的电子邮件以粗体显示。 单击您要阅读的内容将其打开。 仅此而已。
同样，要创建新电子邮件，请单击屏幕左上角的“撰写”按钮。 （Google 正在推出一些界面调整，因此您可能会在此按钮上看到一个铅笔图标或一个加号。）想要搜索您的邮件吗？ 开始在“搜索所有对话”框中键入内容，结果会立即出现。
但是不要让简单的界面欺骗了你； Gmail 具有处理邮件的强大功能。 将光标移到收件箱中的任何邮件上，其右侧会显示各种邮件管理功能的图标，例如存档邮件或将其标记为未读。
打开消息时会出现更多选项。 在消息的底部，您会看到清晰标记的按钮，用于回复发件人、回复消息的所有收件人和转发消息，以及消息区域右上角的打印按钮，为消息加星标 同样重要，等等。 主题行上方是一个按钮工具栏，可让您执行归档邮件、将其报告为垃圾邮件、删除邮件等操作。
如果您单击消息区域最右侧的三点菜单按钮，您将获得更多选项，用于将发件人添加到您的联系人列表、阻止来自该发件人的更多消息、将消息报告为垃圾邮件或网络钓鱼企图， 翻译消息等。 （还有其他几种方法可以管理来自收件箱和消息窗口的消息，我将在“管理邮件”部分介绍这些内容。）
Gmail 有一个类似于 Outlook 的预览窗格，您可以自定义它的外观以及整个界面的许多其他内容。 单击屏幕右上角的齿轮按钮进入“快速设置”窗格，您可以选择收件箱的“密度”（给定空间内显示多少条消息）、“类型” 收件箱（例如首先显示重要邮件、首先显示未读邮件、首先显示已加星标的邮件等）、是否显示阅读窗格以及在何处显示、是否显示电子邮件线程以及具有图形外观的主题。
您甚至可以通过选择“快速设置”窗格顶部附近的“查看所有设置”按钮进行自定义。 请注意，当您单击该按钮时，您会立即陷入“设置”杂草中，并且可能会迷失在所有选项中。
但实际上，Gmail 的基本布局很管用。 这种设计原则——具有简单、直接的界面以及可在按钮和菜单上轻松使用的高级功能——使阅读和响应消息变得轻而易举。
外表
如果您正在寻找一个简单、直接、易于遵循的界面来创建和阅读电子邮件，那么您不会在 Outlook 中找到它。 它在 Mail 中的默认视图具有三个布满按钮和图标的窗格，顶部是一个极其复杂的 Ribbon 界面，让您很难专注于您真正想做的事情。 微软似乎认为越多越好，但在电子邮件方面，有时越多越好。
不仅仅是屏幕上堆满了太多的选择。 即使是像浏览收件箱这样基本的操作也会让人感到困惑。 问题的很大一部分在于程序的整体设计——三个窗格，最左边的一个（文件夹窗格）被分成几个部分。 它最上面的部分标有收藏夹，下面列出了您在 Outlook 中设置的电子邮件帐户。 从好的方面来说，您可以使用 Outlook 同时阅读和管理多个邮件帐户——这在 Gmail 中是做不到的——但它确实会使左窗格更加混乱。 每个帐户下面都有自己的一组文件夹，包括收件箱、已发送邮件、已删除邮件等。
那么什么是收藏夹，它们与下面列出的电子邮件帐户有何不同？ 微软称之为“文件夹”的收藏夹列表中的项目可以是从单个邮件文件夹到整个电子邮件帐户的任何内容。 您可以通过将文件夹拖到收藏夹来将其添加到收藏夹，或者转到完整功能区上的文件夹选项卡并选择添加到收藏夹。 要删除文件夹，请右键单击它并选择从收藏夹中删除。
在左窗格的最底部是用于导航到 Outlook 的日历、联系人和任务组件的图标。 这一次，Microsoft 使 Outlook 中的事情变得简单明了 — 只需单击其中一个图标即可转到该组件。 还有一个三点菜单，可让您添加笔记、文件夹和快捷方式的图标。
要查看单个邮件帐户的消息，请在左窗格中导航到该帐户，然后单击其正下方的收件箱。 该帐户收件箱中的邮件列表在中间窗格中打开，显示每封邮件的发件人、主题、时间和日期。
但微软无法抗拒在中央窗格顶部塞入更多控件。 有一组标记为“重点”和“其他”的选项卡。 这是一个名为“重点收件箱”的邮件管理功能，我将在后面的故事中讨论。 现在，只要说您更重要的电子邮件应该出现在“重点”选项卡下就够了； 您需要单击“其他”选项卡才能查看 Outlook 认为不太重要的邮件。
重点和其他选项卡的右侧是另一个菜单，用于按日期、发件人、主题等对邮件列表进行排序。 这些都是有用的功能，但是将它们全部放在中间窗格的顶部会增加整体的混乱度。
最右边的窗格是阅读窗格。 当您在中间窗格中选择一条消息时，其内容会出现在阅读窗格中。 邮件顶部有回复发件人、回复所有收到邮件和转发邮件的按钮。
横跨整个 Outlook 屏幕顶部的是功能区，它在默认状态下有无数的选项和功能。 例如，“主页”选项卡可让您将邮件分类为垃圾邮件、将其删除、存档、与收件人创建会议、将其移至另一个文件夹、对其进行分类、将其标记为后续处理等等。 您会在其他功能区选项卡上找到类似的选项，用于发送和接收、管理文件夹和更改视图。
话虽如此，微软似乎已经明白，并不是每个人都想随时查看所有可用选项。 2019 年，它为 Microsoft 365 和 Office 365 订阅者提供了新的简化版功能区。
简化的功能区仅显示最常用命令的单行按钮。 功能区右端有一个三点图标； 单击它可以看到一个下拉菜单，其中包含完整功能区上该选项卡中的所有其余命令。 它与完整的功能区一样强大，但它不会被一堆你很少使用的东西弄得乱七八糟。 （您可以通过单击功能区最右边缘的向上或向下小插入符号图标在简化功能区和完整功能区之间切换。）
还有其他方法可以简化 Outlook 的界面。 在功能区视图选项卡的布局部分，您会找到用于控制文件夹窗格的选项（您可以将其最小化、自定义其中显示的内容或完全关闭它）和阅读窗格（您可以让它显示在 电子邮件列表的右侧，列表下方，或根本没有）。
结果呢？ 如果您使用默认的 Outlook 界面，预计会被复杂性所困扰。 但是，如果您打开简化的功能区，您会发现它是一个更加友好和简单的电子邮件程序。 不过，这并不能使它像 Gmail 一样简单直接。
导航界面：底线
与 Outlook 的默认界面相比，Gmail 的界面更加简洁明了。 那些喜欢简单的人会发现它更合适。 但是，如果您打开 Outlook 的简化功能区，您会发现 Outlook 不会那么令人困惑，即使它不像 Gmail 那样简单。
撰写和回复电子邮件
创建和发送基本电子邮件或回复电子邮件有多容易？ 如果您想通过更改字体和字体属性、附加文件和照片、插入表格和图表来变得花哨，怎么样？ 如果您想在发送前对邮件进行拼写检查或语法检查怎么办？ 您将在本节中找到所有这些以及更多内容。
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与与 Gmail 相关的几乎所有其他事情一样，创建基本消息本身也很简单：单击屏幕左上角的撰写按钮（带有加号或铅笔图标），然后会出现一个“新消息”窗口。 选择您的收件人，输入姓名、主题和电子邮件正文，包括任何附件，然后您就完成了。 没有混乱，没有大惊小怪。
这并不是说没有很多用于创建邮件的高级功能。 您有 11 种不同的字体和四种文本大小可供选择，并且您可以对字体属性（例如粗体、下划线等）进行通常的控制。 您还可以选择文本对齐和缩进，并在您的邮件中创建项目符号和编号列表。 您会在屏幕底部的工具栏中找到这些选项，就在“发送”按钮上方。 （单击“发送”按钮右侧带下划线的 A 可隐藏和取消隐藏格式工具栏。）
至于附加照片、文件和对象，您还有很多选项，位于格式工具栏下方。 在您习惯之前，这些选项有点令人困惑。 例如，有多种附加文件的方法。 单击插入图标（回形针）可以浏览硬盘以查找任何类型的文件。 但是有一个不同的按钮用于插入照片（一个看起来像一座小山的图标），它不会把你带到你的照片文件夹，这看起来是合乎逻辑的，而是带到你的谷歌照片帐户，如果你有的话。 还有一个按钮可让您从 Google Drive 插入文件。
同一工具栏上的其他按钮可让您插入表情符号； 插入指向在线文件、网页或电子邮件地址的链接； 并插入签名。 在您习惯不同按钮的功能之前，您会感到很困惑。
太糟糕了，因为插入照片选项很棒。 您可以预览文件夹中的所有图片，以便轻松选择您想要的图片，并且可以将照片作为附件或内联图像插入。 如果您将其作为内联图像发送，当您单击电子邮件中的图像时，您会看到许多选项，包括将其显示为原始大小、最适合屏幕的大小或显示为小图像。
除了所有这些，还有其他几个不错的功能。 单击屏幕右下角的三点菜单图标提供了选项来拼写检查您的消息，对其应用标签以帮助组织您的邮箱（更多内容见下文），去除消息中的所有格式以便它只是 纯文本，打印，然后进入全屏模式。
此外，在您键入时，Gmail 会建议您可能想要使用的字词和短语——只需按 Tab 键，它们就会被插入。 当这个被称为“智能撰写”的功能首次推出时，我发现它令人反感，因为它打断了我的思路并且很难忽视。 然而，我已经习惯了它，并发现它非常有用，可以节省时间。
当您回复电子邮件时，您会获得所有相同的选项。 另一个节省时间的方法是 Gmail 可以检查发送给您的邮件内容，并建议您可能希望在回复中包含的文本。 Google 将其称为“智能回复”，默认情况下处于启用状态。
如果您想关闭智能撰写或智能回复，请点击 Gmail 屏幕右上角的齿轮图标，然后点击“查看所有设置”。 向下滚动到“智能撰写”部分并选择关闭写建议，或滚动到“智能回复”部分并选择关闭智能回复。
同样有用的是，Gmail 允许您在发送消息后的前几秒钟内“撤消”发送消息——换句话说，将其收回。 发送消息后，会出现一个小的“消息已发送”，旁边是一个“撤消”按钮。 只需单击按钮即可撤回消息。 但是，撤消消息消失后，您将无法再收回消息。
尽管插入选项令人困惑，但 Gmail 在创建邮件时将简单的设计与强大的功能融为一体，总体上做得很好。
外表
虽然 Outlook 的某些部分存在太多功能塞入太小空间的问题，但在创建新邮件消息时情况并非如此。 单击功能区“主页”选项卡最左侧的“新建电子邮件”图标，会弹出一个窗口，您可以在其中填写电子邮件地址、主题和邮件内容。 如果您正在创建一条简单的消息，这就是全部。 只需单击大发送按钮即可完成。
回复电子邮件同样简单明了。 当您在 Outlook 的三窗格视图中查看邮件时，单击中央窗格中的邮件，它就会显示在阅读窗格中。 消息区顶部有回复发件人、回复所有收到邮件和转发邮件的按钮。 或者，您可以双击中央窗格中的消息以在单独的窗口中打开它，您将在其中看到与创建新消息时相同的屏幕并获得相同的选项。
这是 Outlook，这些选项很多。 您可以通过合成窗口顶部的功能区访问它们——无论您使用的是常规功能区还是简化版本，都是如此。 我们在上面显示了完整的功能区，因此命令更容易看到，但是对于简化的功能区，您看不到的任何命令都可以在右侧的三点图标下找到。
使用 Outlook，您可以获得比 Gmail 更强大的文本处理功能 — 例如，您可以使用系统中的任何字体并将文本更改为任何大小，而不是像 Gmail 中那样只有少数几种选择。 更改文本颜色、使文本加粗、在页面上居中文本等也很容易。 在处理文本方面，Outlook 远远胜过 Gmail。
它在处理附件方面也做得很好。 如果您使用 Word 和 Excel 等其他 Office 应用程序，当您单击附加文件图标时，会弹出一个列表，列出您在 Microsoft 的云存储服务 OneDrive 上使用过的最新文件。 鉴于您可能会将最近处理过的文件发送给其他人，这可以节省大量时间。 您还可以在单击“附加文件”后单击“浏览这台 PC”，选择要发送的 PC 上的任何文件。 若要在 Web 上浏览 OneDrive，请单击“浏览 Web 位置”。 您还可以通过单击“Outlook 项目”按钮轻松发送其他项目，包括名片、日历项目或您在 Outlook 中创建的任何项目。
所有这些只是基础知识。 您会在功能区上找到功能异常强大的邮件创建工具，它们非常值得深入研究。 一些亮点：在“插入”选项卡上，您将能够插入表格、形状、图标、3D 模型、使用 Outlook 截取的屏幕截图、链接、书签、方程式、必应图片等。 “选项”选项卡提供了对字体、颜色和效果的更多控制，包括使用主题的能力。 您还可以在发送或阅读消息时请求发送回执或已读回执，延迟发送消息一定时间，等等。
不出所料，格式文本选项卡可让您几乎完全控制文本和段落的显示方式，并允许您创建和选择可重复使用的各种文本和段落样式。 在“审阅”选项卡中，您可以找到拼写检查、同义词库、文本翻译以及让您大声朗读消息文本等选项。
可以这么说，如果您在编写和发送电子邮件时有什么想做的，您可以在 Outlook 中完成。 只需检查功能区。
撰写和回复电子邮件：底线
Outlook 在创建和发送电子邮件方面的功能远远多于 Gmail。 的确，您必须在功能区中四处寻找才能找到它们，而且您可能永远不会使用它们。 但如果您确实需要高级选项，它显然优于 Gmail。 即使您对花哨的工具不感兴趣，创建新邮件的基本界面也非常简单。
管理邮件
电子邮件超载是影响人们工作生活的最大生产力之一。 我们同时处理多个项目，每个项目都会给我们带来太多信息。 问题不仅在于庞大的数量，还在于跟踪所有这些。 像通过阅读过去两个月的所有相关电子邮件来准备会议这样简单的事情可能会花费太长时间，因为电子邮件很难找到。
为了解决这个问题，Outlook 和 Gmail 都提供了多种邮件管理工具。 我看了一下他们在这个最重要的领域的表现如何。
谷歌邮箱
Gmail 提供了多种邮件管理工具。 默认情况下，您收到的邮件显示在一个长列表中，最新的在顶部，Gmail 有单独的标签用于社交媒体邮件和广告促销。 您可以通过单击屏幕右上角的齿轮图标并选择“查看所有设置”来配置这些选项卡和其他选项卡，然后单击屏幕顶部的“收件箱”选项卡并选择您想要显示的选项卡以及您希望显示的选项卡。 不。 您可以从那里以各种其他方式配置您的收件箱，包括打开和关闭阅读窗格，让 Gmail 在它认为重要的邮件旁边放置一个标记（基于您过去的行为和其他因素）等等。
与 Outlook 一样，Gmail 支持对话视图，它将具有相同主题的电子邮件分组在一起。 然而，与 Outlook 不同的是，它不能很好地处理多线程的电子邮件对话。 在 Gmail 中，无法在对话中查看单独的线程。 每条新消息都按时间顺序排列，因此您必须滚动浏览所有消息并尝试理解各个线程。 在具有许多线程的长而复杂的消息中，这非常难以做到。
Gmail 最重要的邮件管理功能是标签。 它们类似于 Outlook 的文件夹； 然而，正如我将要解释的那样，标签可以做一个普通文件夹做不到的非常有用的技巧。
标签可让您使用相关标签标记邮件（不仅包括收到的邮件，还包括草稿和已发送的邮件），从而帮助您整理邮件。 Gmail 提供了多个内置标签，包括已加星标、草稿和延后标签，但您也可以创建自己的标签。 因此，例如，您可以为每个项目、未来想法、预算信息等创建单独的标签。 然后用适当的标签标记消息。
例如，为了轻松跟踪与 2022 年预算预测相关的所有消息，您可以创建一个名为“2022 年预算预测”的标签，并使用该标签标记所有相关消息，当您单击“2022 年预算预测”时，它们都会显示出来 导航栏。 同样有用的是，您可以将标签嵌套在其他标签之下。 因此，例如，您可以在“2022 年预算预测”标签下创建“收入”标签，然后在“收入”标签下创建“广告收入”和“订阅收入”标签。
标签显示在 Gmail 的左侧窗格中，按字母顺序排列。 所以很容易一目了然地看到它们并浏览合适的。 只需单击左侧窗格中的标签名称，即可仅查看标有该标签的邮件。 要创建标签，请转到左侧窗格中标签区域的底部，然后单击管理标签（您可能必须单击更多才能在窗格中看到此选项）。 然后单击创建新标签并输入标签名称。 如果标签是嵌套标签，请在文本框下方的嵌套标签中键入父标签的名称。 然后单击“创建”按钮。
使标签特别灵活的是您可以将多个标签应用到单个消息。 因此，如果您有“年终会议”和“2022 年预算预测”的标签，那么如果预算预测在议程中，您可以将这两个标签应用于列出年终会议议程的电子邮件。 Outlook 的搜索文件夹（稍后会详细介绍）提供类似的灵活性，但使用它们并不像使用 Gmail 的标签那样直观和轻松。
将标签应用于消息很简单。 当您阅读消息时，单击消息顶部的标签图标，就在三点菜单图标的左侧，然后选择您想要的标签或单击新建以创建新标签。 您还可以将标签应用于一组邮件，方法是选择它们，单击标签图标，然后为它们选择标签。 如果您正在撰写消息，请点击屏幕右下角的三点菜单图标，点击标签，然后从出现的菜单中选择您想要的标签或点击新建。
我确实有一个选择该功能。 我非常喜欢保持收件箱干净——也就是说，当我处理一封邮件时，我希望将它从收件箱中取出并贴上适当的标签归档。 这样，我就不会每次查看收件箱时都收到成千上万条消息。 但是在 Gmail 中用标签标记邮件不会自动将其移出您的收件箱。 默认情况下，邮件保留在您的收件箱中，标签显示在邮件列表中主题的左侧。
Gmail 有许多其他用于管理邮件的有用工具，其中没有一个比标签更有用。 “轻推”功能相当漂亮； 它会显示您收到但尚未采取行动的电子邮件和/或您已发送但尚未收到回复的消息。 如果您在“设置”中四处寻找，您还可以找到更多的邮件管理功能，包括设置过滤器以对收到的邮件采取操作的能力，例如自动应用标签并将来自特定发件人的邮件存档。 （但是，Gmail 的过滤器选项并不像 Outlook 规则中可用的那样广泛。）
您可以直接从收件箱进行大量邮件管理。 将鼠标悬停在消息列表中的任何消息上，即可看到可让您对其执行快速操作的图标，包括存档、删除、标记为已读或未读或暂停。 存档消息会将其从收件箱中删除，但可以通过标签和搜索访问它，而暂停会暂时将其发送出去，并在您选择的稍后时间重新出现。
您还可以为对您重要的消息加注星标，以便您一目了然。 为此，只需单击邮件列表中发件人姓名左侧的星标。 右键单击邮件列表中的邮件会弹出一个菜单，其中包含几个快速操作，包括回复发件人、转发邮件、将其移动到标签、在将其留在收件箱中时用标签标记它以及将其静音 因此它不会出现在您的收件箱中，但在您进行搜索时仍会出现。
您可以使用消息列表最左侧的复选框来选择一条或多条消息以对其执行操作。 当您这样做时，消息列表上方会出现一个工具栏，其中包含上述大部分操作的按钮，以及一些额外的操作，例如将消息报告为垃圾邮件并将其添加到 Google Tasks。 （单击右侧的三点菜单图标可查看其他选项。）当您打开消息时，屏幕顶部会出现相同的工具栏。
最后，如果您要查找重要邮件，当然可以使用 Google 相当强大的搜索工具进行搜索。 您只需在屏幕顶部的搜索邮箱中键入搜索词即可进行简单搜索。 但您也可以使用 Google 的搜索语言来获得更细粒度的搜索。 输入：2021 年预算 收件人：Jim Florence In：Carlisle 有：附件，您会在 Carlisle 文件夹中找到发送给 Jim Florence 的每封邮件的列表，其中包含“2021 年预算”字样和附件。 您还可以做很多事情，包括使用日期等。 转到 Google 的“可用于 Gmail 的搜索运算符”支持页面以获取完整列表。
所有这一切意味着，如果您想要管理、组织和查找邮件，Gmail 会做得很好——如果您愿意使用规则来始终如一地应用标签。 不过，它不足的一个重要领域是处理消息线程。
外表
Outlook 提供了多种工具来帮助您管理电子邮件。 您可能需要花费比您愿意学习如何使用它们更多的时间； 但是，它们加起来对解决电子邮件过载问题和帮助您轻松找到所需邮件有相当大的帮助。
最新功能称为重点收件箱。 当它打开时，当您浏览电子邮件文件夹时会出现两个选项卡：重点和其他。 Outlook 决定它认为您最重要的邮件是什么，并将它们过滤到重点收件箱列表中。 毫不奇怪，所有其他消息都放入“其他”列表中。
那些根本不喜欢微软为他们做出此类决定的人可以单击功能区上的“查看”选项卡，然后单击“显示重点收件箱”以关闭该功能； 再次单击它以将其重新打开。 当重点收件箱关闭时，您仍会在电子邮件列表上方看到两个选项卡：一个用于所有邮件，一个仅用于未读邮件。
在实践中，我发现 Outlook 通常会明智地选择哪些内容应该放在 Focused 中，哪些应该放在 Other 中——工作邮件和个人邮件被路由到 Focused，而广告和时事通讯被发送到 Other。 你可以通过训练让它更有用——如果一条消息出现在错误的列表中，右键单击它并选择“移至其他”或“移至重点”。 所以这个功能很有用。 不过，微软应该做得更好，清楚地让人们知道什么是 Focused Inbox 以及它是如何工作的，尤其是因为默认情况下该功能是打开的。
Outlook 提供的另一个帮助您管理传入消息的工具是带有线程消息传递的对话视图，它将消息和回复分组到同一电子邮件对话中。 通常，在具有多个参与者的长电子邮件链中，有多个线程在进行。 例如，在关于产品推出的单个对话中，可能有一个线程涉及需要对产品演示进行的更改，另一个线程涉及推出的时间等等。
Outlook 在处理线程消息传递方面比 Gmail 做得更好，尽管不是默认情况下。 默认情况下，您不会将邮件对话视为线程，因此无法轻松浏览它们。 但是，您可以通过转到“查看”选项卡并选中“消息”部分中的“显示为对话”来打开线程消息。 任何至少有一个回复的消息都会在发件人姓名左侧有一个指向右的三角形，表明有多个线程。 单击三角形，所有线程都会出现。 单击任何线程，您将能够直接导航到它并只阅读相关消息。 当您陷入无穷无尽、复杂的电子邮件链中时，这可以节省大量时间。
在“主页”选项卡的“删除”组中可以找到另外两个有用的对话处理功能。 如果您在对话中选择了一条您不感兴趣的邮件，您可以单击“忽略”按钮，Outlook 会自动将电子邮件对话中的当前邮件和以后的邮件移动到“已删除邮件”文件夹中。
更强大的是清理功能，您可以使用它来简化邮件线程并使它们更容易跟进。 也许关于长邮件线程最烦人的事情是原始消息和早期回复被重复了多少次，因为它们在人们的回复中被引用和重新引用。 这使得跟踪长线程变得更加困难，因为您必须滚动浏览多个重复的消息。 当您使用“清理”时，它会检查线程，如果发现同一消息重复多次，则会删除重复消息的所有副本，但最近的消息除外。 我发现这是一个很大的节省时间和烦恼的克星。
您可以使用该功能清理单个对话、文件夹中的所有对话或文件夹及其所有子文件夹中的对话。 当您阅读要清理的对话时，转到“主页”选项卡，单击“清理”旁边的向下箭头，然后选择“清理对话”、“清理文件夹”或“清理文件夹和子文件夹”。
说到文件夹和子文件夹，在 Outlook 中创建它们并将邮件移入和移出它们很容易，以此作为组织和跟踪邮件的一种方式。 文件夹的最大限制是您一次只能将一条消息放在一个文件夹中，即使它可能与多个文件夹相关。 但是，您可以使用称为“搜索文件夹”的功能来创建虚拟文件夹，按各种条件对邮件进行分组。 例如，您可以为来自特定发件人的邮件、标记为后续的邮件或包含特定词的邮件创建搜索文件夹。 这使您可以在多个文件夹中拥有相同的消息。 要创建搜索文件夹，请转到“文件夹”选项卡，选择“新建搜索文件夹”，然后选择您的条件。
最后一个有点隐藏的功能对于自动化邮件管理来说非常强大——创建和使用规则。 规则根据消息的上下文对消息采取操作——发件人、电子邮件文本中的单词等等。 因此，例如，您可以自动将所有来自老板的电子邮件路由到 Boss 文件夹，或将所有包含“2021 年预算”字样的邮件路由到 2021 文件夹。
要创建规则，请单击“文件”选项卡，然后在“信息”屏幕上单击“管理规则和警报”磁贴。 在出现的屏幕上的“电子邮件规则”选项卡下，单击“新建规则”。 出现规则向导，列出您可用的所有规则操作，例如“将主题中包含特定字词的邮件移动到文件夹”或“标记来自某人的邮件以进行跟进”。 单击所需的规则，然后继续执行向导的步骤以创建规则。 仅此而已。
您不仅可以将电子邮件规则应用于传入邮件，还可以应用于您在创建规则之前收到的邮件。 为此，请转到您希望规则执行操作的文件夹，选择“文件夹”选项卡并单击“立即运行规则”按钮。 （有关使用规则的深入说明，请参阅我们的故事“掌握您的 Outlook 收件箱”。）
Outlook 中散布着各种其他管理工具，例如使用颜色对邮件进行分类。 但它们都不是特别强大。
但是，Outlook 确实提供了强大的邮件搜索工具。 浏览收件箱或文件夹时，请使用屏幕上的搜索框。 默认情况下，Outlook 搜索当前文件夹，但您可以使用左侧的下拉菜单搜索其子文件夹、整个当前邮箱、所有邮箱，甚至所有 Outlook 项目。 而且您可以获得更细化的信息：当您将光标放在搜索框中时，搜索选项卡会出现在功能区上； 它提供多种搜索方式，包括按发件人、主题、是否有附件等等。
如您所见，Outlook 包含极其强大的电子邮件管理和搜索功能。 但它们彼此脱节，往往难以使用或难以记住如何使用。 因此，您必须是专门的 Outlook 高级用户才能充分利用它们。
管理邮件：底线
在管理和搜索邮件方面，Gmail 比 Outlook 做得更好，既简单又复杂。 许多工具都可以直接从主界面使用，一些强大的选项隐藏在设置下。 但是，如果您想要访问高级工具，例如消息线程或创建复杂的自动邮件处理规则，Outlook 是您的不二之选。 当然，您始终可以使用简化的功能区来清理 Outlook 的界面。
