有无数种电子通信方式，包括短信、社交媒体、Teams 和 Slack 等协作应用程序，以及 Zoom 和 Skype 等视频软件。
考虑到您可以通过多种方式与他人联系，您可能认为电子邮件已死。
再想一想。
【Office 2021 vs Microsoft 365：如何选择】
电子邮件作为工作场所通信的支柱，比以往任何时候都更加强大。 根据 Statista 的数据，估计 2020 年每天发送 3064 亿封电子邮件——市场研究公司预计到 2025 年这一数字将增长到每天 3764 亿封电子邮件。
如果您使用的是电子邮件客户端而不是基于云的电子邮件服务，那么您很有可能使用的是 Microsoft Outlook，这是最流行的基于 Windows 的电子邮件软件。 尽管您可能已经使用 Outlook 一段时间了，但您可能会错过它的一些有价值的功能。
微软以两种模式销售 Office：个人和企业可以预先支付软件许可并永久拥有它（该公司称之为该套件的“永久”版本），或者他们可以购买 Office 365 或 Microsoft 365 订阅，这 意味着他们只有在继续支付订阅费的情况下才能访问该软件。
当您购买该套件的永久版本（例如 Office 2016 或 Office 2019）时，其应用程序将永远不会获得新功能，而 Office 365 应用程序会不断更新新功能。 （有关更多详细信息，请参阅“Microsoft Office 2019 与 Office 365：如何选择最适合您的”）更令人困惑的是，Microsoft 最近将部分（但不是全部）Office 365 订阅重命名为“Microsoft 365 ”这个绰号，这通常意味着该计划包括旧 Office 365 计划的所有内容以及一些附加功能和应用程序。
此备忘单可让您快速了解自 2015 年以来在 Office 365 和 Microsoft 365 中的 Outlook Windows 桌面客户端中引入的功能。随着新功能的推出，我们会定期更新此故事。 （如果您使用的是永久许可 Outlook 2016 或 2019，请参阅我们单独的 Outlook for 2016 和 2019 备忘单。）
分享这个故事：IT 人员，我们希望您将本指南传递给您的用户，以帮助他们了解如何在 Windows 中充分利用 Outlook for Microsoft 365/Office 365。
使用经典或简化的功能区
您在早期版本的 Outlook 中熟悉和喜爱（或讨厌）的功能区界面已经对那些喜欢简单而不是厨房水槽外观的人进行了很好的调整。 您现在可以使用简化的功能区，该功能区仅显示最常用的功能，而不是 Outlook 中可用的全部功能。 只需单击一下，您就可以在新的简化功能区和经典功能区之间来回切换。
（因为功能区自 Office 2007 起就包含在 Office 应用程序中，我们假设您大致熟悉它的工作原理。如果您需要复习，请参阅我们的 Outlook 2010 备忘单。）
要从经典功能区切换到简化功能区，请单击功能区右下角的向下小箭头（也称为脱字符）。 功能区大大缩小并仅显示您需要执行的最常见任务，从而为您提供更多屏幕空间来完成您的实际工作。 要恢复经典功能区，请再次单击插入符号（它现在朝上）。
但是，如果您正在寻找特定任务，则不必返回到完整的经典功能区。 如果简化功能区上的按钮上有插入符号，您可以单击它以查看包含相关任务的下拉菜单。 功能区右端还有一个三点图标； 单击它，会出现一个下拉菜单，其中包含您可能想要执行的与您当前所在的功能区选项卡相关的几个任务——例如，如果您在“主页”选项卡上，则管理垃圾邮件。 选择您要执行的任务，然后就完成了。
您还可以将下拉菜单中的任何任务添加到简化的功能区本身。 右键单击它们中的任何一个，然后选择“固定到功能区”来执行此操作。
要了解哪些命令位于功能区的哪些选项卡上，请下载我们的 Outlook for Microsoft 365 功能区快速参考。 另请注意，您可以使用功能区上方的搜索栏来查找命令，我将在本故事的下一节中进行讨论。
与以前版本的 Outlook 一样，如果您希望功能区命令完全消失，请按 Ctrl-F1。 （功能区上方的选项卡保持可见。）要使它们重新出现，请再次按 Ctrl-F1。 这适用于简化的功能区和经典的功能区。
您还有其他显示功能区的选项，这些选项也适用于简化和经典功能区。 要访问它们，请单击屏幕右上角的功能区显示选项图标，就在用于最小化、最大化和关闭 Outlook 的图标的左侧。 从下拉菜单中，您可以选择自动隐藏功能区（隐藏整个功能区，包括选项卡和它们下面的命令）、显示选项卡（显示选项卡但隐藏它们下面的命令，就像您按 Ctrl-F1 时一样） ，或显示选项卡和命令（显示整个功能区）。
如果出于某种原因 Outlook 标题栏上的蓝色对你来说太过分了，你可以将它变成白色、灰色或黑色。 为此，请选择文件 > 选项 > 常规。 在“个性化您的 Microsoft Office 副本”部分中，单击 Office 主题旁边的向下箭头，然后从下拉菜单中选择深灰色、黑色或白色。 要使标题栏再次变为蓝色，请从下拉列表中选择彩色选项。 您还可以通过选择“使用系统设置”来选择让主题与您的整体系统设置相匹配。
Office Theme 菜单上方是 Office Background 下拉菜单——您可以在此处选择在标题栏中显示电路板或圆圈和条纹等图案。
使用搜索栏不仅可以搜索电子邮件
Oulook 顶部的搜索栏看似简单。 您可能认为您可以使用它来搜索您的电子邮件，仅此而已。
但是搜索栏有双重作用：当然，您可以用它来搜索，它还可以帮助您找到任何 Outlook 功能，无论多么隐蔽，即使您从未使用过。 （这种动手帮助功能取代了 Outlook 2016 和 2019 中的“告诉我”功能。）
要使用它，请单击搜索框，然后输入您要执行的任务。 （那些喜欢键盘快捷键的人可以改为按 Alt-Q 进入搜索框。）
例如，如果您想过滤邮件以仅查看带附件的邮件，请输入过滤电子邮件。 在这种情况下，最上面的结果是一个过滤器电子邮件列表，其右侧有一个箭头，表明它有很多选项。 将鼠标悬停在它上面，您会看到多个用于过滤邮件的选项，包括未读、有附件、本周等。 选择您想要的选项，任务将立即执行。
对于最常见的基本任务，您不需要此功能。 但对于更复杂的命令，它值得使用，因为它比在功能区中搜索命令要高效得多。 它还会记住您之前在搜索结果中点击过的功能，因此当您点击该框时，您首先会看到您之前搜索过的任务列表。 这可确保您经常执行的任务始终触手可及，同时使您很少执行的任务易于访问。
从 Outlook 内部进行在线研究
有时，电子邮件只是不需要太多研究的快速笔记，您可以不假思索地扔掉它们。 但是，其他时候，您会希望在发送之前包含相关信息。 那些时候你会很高兴能够直接在 Outlook 中进行在线研究。 您可以在写电子邮件时执行此操作，这样您就不必启动浏览器、搜索网络，然后将信息或图片复制到您的邮件中。
为此，请突出显示电子邮件中的一个词或一组词——它可以是新草稿、您收到的消息或已发送的消息——然后从出现的菜单中选择“搜索”。 Outlook 然后使用 Bing 对一个或多个单词进行网络搜索，在右侧显示的搜索窗格中显示定义、相关的维基百科条目、图片和其他来自网络的结果。
要在 Outlook 或任何其他 Office 应用程序中使用在线研究，您可能首先需要启用 Microsoft 的智能服务功能，该功能会收集您的搜索词以及文档和其他文件中的一些内容。 （如果您担心隐私问题，您需要确定是否值得在应用程序内方便地进行研究以方便隐私保护。）如果您尚未启用它，则在单击“搜索”时会看到一个屏幕 要求你打开它。 执行此操作后，它将在所有 Office 应用程序中启用。
获得更有针对性的收件箱
如果您和世界其他地方一样，就会遭受电子邮件超载的困扰。 您最重要的信息与日常电子邮件生活中的垃圾混在一起——零售广告、团体乞讨捐款、毫无意义的时事通讯等等。
重点收件箱有助于解决问题。 它使用人工智能来确定哪些消息对您来说最重要，并将它们放入“重点”选项卡中，同时将其他所有内容放入“其他”选项卡中。 这样，您就可以将大部分时间花在处理“重点”选项卡中的重要消息上，只是偶尔查看“其他”选项卡。
要打开重点收件箱，请从功能区中选择“查看”选项卡，然后单击“显示重点收件箱”图标。 从现在开始，您的收件箱中将有两个选项卡，重点和其他。 Focused 选项卡应该包含最重要的消息，而 Other 选项卡应该包含不太重要的消息。 如果不是这种情况，您可以手动将邮件从一个文件夹移动到另一个文件夹，并告诉 Focused Inbox 将来以这种方式自动过滤它们。
要将消息从一个选项卡移动到另一个选项卡，请右键单击要移动的消息，然后选择移至其他或移至重点，具体取决于您希望消息移动到的位置。 这将只移动一次消息。 如果您想将来自该发件人的所有邮件永久路由到另一个选项卡，请选择“始终移至其他”或“始终移至重点”。
重点收件箱并不适合所有人。 如果您发现重点收件箱的弊大于利，您可以通过选择“查看”>“显示重点收件箱”将其关闭。
将电子邮件消息放在一边，但使用存档文件夹很方便
Outlook 长期以来一直提供电子邮件归档功能，即可以将邮件从 Outlook 邮箱中移出并放入单独的 PST 文件中，以节省空间。 企业版 Office，例如 Office 365 for Enterprise，提供了自己的存档功能，可以自动存档用户的旧邮件，再次节省空间。 这些方法从用户的 Outlook 邮箱中删除邮件。 您仍然可以找回它们，但需要做一些工作。
Outlook for Microsoft 365 中还有另一个选项：您可以将特定邮件从收件箱或其他文件夹中移出并移至存档文件夹中。 这样，在查找邮件时，您可以浏览或搜索存档文件夹并更快地找到邮件。
使用存档文件夹不会减少邮箱的大小； 它只是帮助整理您的收件箱，同时让旧邮件可以立即访问。 Microsoft 建议您使用存档文件夹来存储您已经回复或采取行动的邮件。
如果您在 Outlook 中已经有了一个文件夹和子文件夹系统，您可能不需要存档文件夹，但对于我们这些倾向于将所有内容都留在收件箱中的人来说，它可能是一个福音。 即使您有文件夹系统，您也可能会发现并非所有电子邮件都可以整齐地放入您的文件夹和子文件夹中； 您可以将这些邮件移至存档文件夹以保持收件箱清洁。
要将邮件移动到存档文件夹，请先选择一个或多个要存档的邮件。 （通过按住 Ctrl 键并单击要选择的每条消息来选择多条消息。）选中一条或多条消息后，转到功能区的“主页”选项卡并单击“删除”组中的“存档”，右键单击一条或一组消息 并选择存档，或者只需将所选邮件拖到存档文件夹中。 您还可以在突出显示邮件或阅读邮件时按退格键，将单个电子邮件移至存档文件夹。
现在，当您需要查找邮件时，您可以浏览存档文件夹或转到存档文件夹并启动搜索。
要将邮件从存档文件夹移到另一个文件夹，只需将其拖到目的地即可。
